Cinco programas web para organizarnos mejor el tiempo
Estos programas resultan de gran utilidad para controlar el ritmo de trabajo y los asuntos pendientes
Escribir un artículo, entregar el informe de la empresa en el plazo estipulado, preparar las previsiones anuales, etc. Las tareas pendientes se acumulan y, en ocasiones, resulta complicado controlarlas, ya que no solo es cuestión de dedicar tiempo a realizarlas, sino que también requieren una correcta planificación y una gestión de los espacios libres en el calendario. Para evitar que los asuntos pendientes se conviertan en un dolor de cabeza, se han inventado los denominados "gestores de tareas".
Uno de los métodos más conocidos para gestionar con éxito tareas pendientes es GTD, acrónimo de Getting Things Done. Es un sistema propuesto por el escritor David Allen en un libro del mismo nombre y se basa en la premisa de que es necesario borrar de la mente las tareas pendientes para poder realizarlas con una concentración mayor. Estas se deben guardar en un lugar específico, agrupadas por temas o según su contexto. Además, Allen sostiene que cualquier asunto que pueda resolverse en menos de dos minutos no merece catalogarse como pendiente y se debe ejecutar de forma inmediata.
Por lo tanto, y según las teorías GTD, lo primero que el usuario debe hacer es determinar dónde guardará y gestionará las tareas que no puede resolver al instante. La agenda se antoja como un sitio apropiado para tal fin, ya sea en su versión tradicional en soporte papel o mediante el uso de calendarios digitales como el de Outlook, el del teléfono iPhone (iCalendar) o incluso el calendario de Google.
Según las teorías GTD, lo primero es determinar el lugar donde se guardarán y gestionarán las tareas que no se pueden resolver al instante
Sin embargo, los calendarios solo son un soporte donde apuntar citas y tareas de una forma básica, de manera que el control y la gestión de las mismas queda en las manos y la mente de los usuarios, por lo que en muchos casos la productividad no mejora. Hay otras aplicaciones para los principales sistemas operativos de ordenadores, así como para dispositivos portátiles e incluso plataformas web, que asumen gran parte de los conceptos GTD de manera eficaz y liberan al usuario de la obligación de recordar.
En Internet se pueden encontrar algunos listados con las soluciones más utilizadas para cada sistema. Este artículo no las explica todas, sino que su intención es centrarse en las más interesantes, ya sea por su popularidad, por su usabilidad o por su adaptación a todo tipo de aparatos y sistemas operativos.
Things y Omnifocus: GTD para Mac OSX
Things es una de las aplicaciones GTD mas conocidas para el sistema operativo Mac Os X y está enfocada a la gestión de tareas y proyectos. Dispone de diferentes carpetas donde guardar y alojar los asuntos pendientes en función de la organización prevista por el usuario. El buzón de entrada permite guardar la información que sea necesario utilizar mas adelante, una forma de "descargar información de la mente".
Para la gestión de tareas dispone de una pestaña de "proyectos activos" donde cada proyecto no es más que la agrupación de determinados asuntos relacionados. Respecto a la gestión del tiempo, propone diferentes pestañas con las tareas previstas para ese día, "hoy", así como las "siguientes" y las "programadas", es decir, tareas concretas que no están asignadas a un proyecto determinado o bien que deben repetirse de forma cíclica. Su última versión tiene un coste de 39,99 euros para una licencia de uso personal que se descarga de la Mac Store.
Otro programa para Mac Os X es Omnifocus, una de las soluciones más completas para la gestión de tareas y productividad. Sin embargo, proporciona tantas herramientas y opciones, que es necesario realizar un aprendizaje previo para sacarle todo el partido a la herramienta. Pese a todo, es una opción recomendable en entornos empresariales y corporativos. El coste de una licencia de uso individual es de 62,99 euros en descarga desde la Mac Store.
Evernote y Nirvana, en la nube
Evernote es un organizador de tareas y notas que combina un programa de escritorio con un espacio de almacenamiento y sincronización on line, lo que se conoce como la nube. Tiene versiones para diferentes sistemas operativos de ordenador (Windows y Mac Os X) y para dispositivos portátiles (iPhone, iPad 2 e iPod Touch, Blackberry y WebOs), una solución para quienes trabajan en constante movimiento. También se puede usar como herramienta on line compatible con los principales navegadores. Sirve para capturar información de diferentes páginas web y guardarla en la aplicación catalogada.
La filosofía de Evernote es servir como una libreta donde apuntar todas las ideas, notas y tareas de los usuarios, para que no quede nada pendiente. Evernote tiene un entorno gráfico fácil de usar e incluye extensiones para capturar información de forma instantánea de múltiples fuentes, como notas de texto, páginas web, imágenes, archivos PDF, escritura manual, etc.
La información almacenada en la aplicación puede etiquetarse y organizarse según determine el usuario. La versión gratuita incluye 40 megabytes mensuales para la carga de archivos y limitaciones en el tipo de formatos que se pueden sincronizar. La versión premium no incluye estas limitaciones y alcanza un nivel de seguridad SSL. El coste es de cinco dólares al mes (o 45 dólares al año) e incluye 500 megabytes mensuales para la carga de archivos.
La ventaja de Nirvana es que permite tener todos los datos alojados en Internet
Nirvana es una plataforma on line para la gestión de tareas y proyectos. En la actualidad, está disponible en versión beta privada, es decir, es necesario solicitar y recibir una invitación para acceder a la plataforma. Facilita una versión para acceder desde un ordenador y otra pensada para su consulta desde un Smartphone.
La ventaja de Nirvana es que permite tener todos los datos alojados en Internet, por lo que no es necesario sincronizar los archivos almacenados en diferentes dispositivos, como el ordenador y el teléfono móvil. La organización de carpetas y el entorno gráfico son similares a "Things" y dispone de algunas funcionalidades bien pensadas, como delegar una tarea a una tercera persona con quien el usuario esté interconectado.
Remember The Milk
Basado también en los principios del GTD, Remember The Milk (RTM) es un útil servicio web gratuito que permite gestionar los asuntos pendientes de forma más eficiente y sencilla, con la comodidad de poder acceder a ellos desde cualquier ordenador. RTM está disponible en más de 20 idiomas.
Entre sus características más destacadas, figura el poder enviar recordatorios de tareas mediante SMS y los principales programas de mensajería instantánea, así como facilitar la ordenación y clasificación de las tareas por nubes de tags y compartirlas con otros contactos.
Además, RTM admite la integración con otras aplicaciones web, entre las cuales destacan varias que permiten la geolocalización del sitio donde se tienen que realizar las tareas pendientes, como Google Maps, y la sincronización con calendarios, como Google Calendar o iCal, la agenda incluida en las últimas versiones del sistema operativo Mac Os X.
También dispone de sindicación RSS de las tareas pendientes para que los usuarios puedan añadirlas a su agregador de fuentes favorito. Para añadir una tarea, esta se puede incluir desde la propia página web o bien remitirse mediante el envío de un correo electrónico a una dirección personalizada por el usuario.
Para los usuarios que requieran mayores funcionalidades, una cuenta Pro a un precio de 25 dólares al año otorga prioridad, al recibir soporte vía correo electrónico. Incluso es posible la sincronización para los dispositivos móviles como el iPhone, iPad 2 e iPod Touch.
