Todo empresario llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y un libro Diario (Art. 25 Código de Comercio).

Las Sociedades Mercantiles llevarán también un libro o libros de Actas (Art. 26 Código de Comercio).
Las Sociedades Anónimas deberán llevar además de todos los libros anteriores el libro Registro de Acciones Nominativas (cuando proceda). Las Sociedades de Responsabilidad Limitada, «S.L.», todos los libros anteriormente citados, pero en lugar del libro de Acciones Nominativas llevarán el libro de Registro de Socios (Art. 27 y 28 del Código de Comercio). Sociedades unipersonales libro-Registro de Contratos (Art. 128 L.S.L.).

LIBROS DE SOCIEDADES SIN REGISTRAR
No se admite su legalización hasta que no esté inscrita la Sociedad, excepto Fundaciones que no sean de Ámbito Estatal, Asociaciones, Cooperativas y demás entidades no obligadas a su inscripción en el Registro Mercantil.
El artículo 18 de la Ley apoyo a los emprendedores y su internalización establece que todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios, sean de la clase que sean, y por tanto también los de actas o los de socios o acciones nominativas, deben ser cumplimentados en formato electrónico legalizándose telemáticamente antes de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.  Para las sociedades que cierran el ejercicio el 31 de diciembre de cada año, el plazo termina el 30 de abril.
También deben legalizarse anualmente los libros de actas y los de acciones nominativas o el libro registro de socios, que también serán legalizados en formato digital y presentados telemáticamente.
El día 16 de febrero de 2015 se publicó en el BOE Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización para unificar criterios y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse la legalización de libros obligatorios de todas clases de los empresarios, en el Registro Mercantil. Entre otros se establecen los siguientes criterios:
  • El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente, establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley.
  • Conforme al artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, todos los libros que obligatoriamente debe llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico.
  • La presentación de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
  • No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.
  • Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
  • Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.
  • Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
  • En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
  • En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.
  • Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013.
  • A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados, a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y 28.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
  • En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios. La omisión de la constancia de la nacionalidad o del domicilio no impedirá la legalización del libro de que se trate, pero en la nota de legalización se dejará constancia de dicha omisión. Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad.
  • Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
  • De la misma forma podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.
  • A efectos de rectificación de libros de cualquier clase ya legalizados, se deberá incluir en el fichero correspondiente del envío de rectificación, un archivo en el que conste certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido, en unión del archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.
  • En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos efectos se incluirá el acta o la denuncia en fichero anexo a la petición de la legalización de los libros.
  • Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se desarrolla, y así resulte de los archivos del registro, podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. El valor probatorio de estos libros será apreciado, en su caso, por los Tribunales. A estos efectos podrá incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización ahora se solicita.
  • La información presentada relativa a cada libro dispondrá de un sistema de protección con el objeto de garantizar la no manipulación desde la creación del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta que éste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente. La protección se realizará mediante la utilización de la huella digital correspondiente a cada libro por medio del algoritmo estándar SHA256 (RFC 6234).
  • Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita deberán reunir los requisitos establecidos en la legislación vigente en materia de firma electrónica reconocida y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios de certificación.
  • El Registrador calificará no sólo el contenido de la solicitud según lo que resulte de los ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino también que el algoritmo SHA256 generado por los correspondientes ficheros coinciden con el que consta en la relación de libros presentada. El contenido de los ficheros legalizados y de los demás documentos presentados se ajustará a lo establecido en esta Instrucción. De lo contrario, el Registrador suspenderá la legalización de los libros en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil.
  • Si no mediaran defectos, el Registrador extenderá una certificación en la que, bajo su firma, identificará al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En su caso, hará constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo legal conforme a lo que establece el artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil. El Registrador hará mención expresa en la certificación que el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios.
  • Las anteriores reglas serán también de aplicación para la legalización de libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.

HONORARIOS
Para calcular los honorarios correspondientes a la Legalización se procederá de la siguiente forma:

  1. Identificar cada tipo de Libro que se quiere legalizar, (Diario, Inventario y Cuentas Anuales, Actas, etc.).
  2. Cada tipo de libro sumará una unidad al total de libros a legalizar. Los honorarios de la presentación digital serán de acuerdo con las huellas digitales que se presenten.
  3. Con el número total de libros que se quieren legalizar, se puede comprobar en cuadro que sigue los Honorarios correspondientes.
Honorarios vigentes:
Nº de Libros
Honorarios
I.V.A. 21%
Retención 19%
Total €
1
16,98
3,57
3,23
17,32
2
21,49
4,51
4,08
21,92
3
25,99
5,46
4,94
26,51
4
30,50
6,41
5,80
31,11
5
35,01
7,35
6,65
35,71
6
39,52
8,30
7,51
40,31
7
44,02
9,24
8,36
44,90
8
48,53
10,19
9,22
49,50
9
53,04
11,14
10,08
54,10
10
57,55
12,09
10,93
58,71
11
62,05
13,03
11,79
63,29
12
66,56
13,98
12,65
67,89



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Publicado por José Carlos: para Asociación Nacional de Tramitadores Administrativos y Profesionales el 3/27/2015 01:53:00 p. m. 
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25 consejos para tener una oficina 100% saludadable

Unipresalud ha elaborado una guía práctica en la que recoge más de una veintena de consejos relacionados con el bienestar del trabajador en la oficina.

Una correcta disposición de nuestro mobiliario de oficina, el correcto uso del teclado y el ratón o una buena iluminación son algunos de los factores imprescindibles para trabajar con comodidad y evitar lesiones derivadas de un mal uso de estos elementos o de realizar posturas incorrectas. La compañía Unipresalud (www.unipresalud.com) ha elaborado una guía que permite al trabajador aumentar su bienestar mientras se encuentra en la oficina:

1. La silla debe ser nuestra mejor aliada: aumenta o disminuye su altura hasta colocar tus brazos y tu cuerpo de forma correcta. Las extremidades deben formar un ángulo de flexión con el codo que debe ser superior a 90º. El asiento de trabajo deberá ser estable, proporcionando al usuario libertad de movimiento y procurándole una postura confortable.
2. Tu respaldo te ayudará a mantener la postura: debe permitir el apoyo de la zona de las lumbares, ser reclinable y con una altura ajustable.
3. Utiliza un apoyabrazos si lo necesitas: no es un elemento obligatorio en los puestos de trabajo, aunque se trata de un elemento imprescindible para aquellas tareas que requieren de una gran precisión de la mano, o bien en aquellos que no requieren de una gran libertad de movimiento. Su longitud debe permitir el apoyo del antebrazo y del canto de la mano.
4. Apoya los pies en el suelo: una vez hayas ajustado la altura de la silla, debes poner los pies en el suelo apoyando las plantas de los pies de forma completa y que las piernas formen un ángulo de 90º. En ese momento, tendrás una postura correcta para empezar tu jornada laboral.
5. Ten espacio suficiente en tu mesa de trabajo: evita en todo caso el almacenamiento de materiales que te impidan trabajar con fluidez y comodidad. Ten en tu escritorio los materiales imprescindibles para desarrollar tus tareas diarias.
6. Busca una zona de alcance cómoda: si tienes los elementos de tu alrededor dispuestos de forma correcta, tus brazos y tu tronco no realizarán movimientos forzados y tu espalda no sufrirá las consecuencias.
7. Utiliza bloques de cajones móviles: esto aumentará tus posibilidades de organización a la vez que podrás disponer de una mayor movilidad a la hora de diseñar tu propio espacio.
8. Máxima limpieza: una mesa limpia y libre de obstáculos te ayudará a mantener una posición correcta y ergonómica.
9. Colores claros: en la medida de lo posible, la mesa debe ser de color claro para evitar los contrastes entre el mobiliario, el equipo de trabajo y nuestro entorno de trabajo. Una harmonía cromática favorece la concentración a la hora de realizar nuestras tareas.
10. Dimensiones suficientes: las dimensiones de la mesa deben ser suficientes para que el usuario pueda colocar con holgura los elementos de trabajo. El espacio debe ser el suficiente para permitir a los trabajadores tener las piernas en una posición cómoda.
11. Utiliza un reposapiés si lo necesitas: no es un elemento obligatorio de los puestos de trabajo, aunque debe utilizarse en función de las características de cada persona. Se recomienda su uso cuando los pies de la persona no lleguen al suelo, siempre y cuando se hayan seguido las directrices de los puntos anteriores.
12. Realiza pausas a lo largo de la jornada laboral y aprovecha para hacer pequeños estiramientos: para evitar posibles lesiones y mejorar los hábitos posturales, podemos realizar diferentes ejercicios durante el día que nos ayuden a mantener una posición correcta en nuestra oficina.
13. El teclado puede ayudarte a trabajar mejor: debe permanecer en una inclinación comprendida entre los 0 y los 25 grados y debe ser independiente del resto del equipo.
14. Usa correctamente el ratón: la mano debe estar lo más relajada posible y debes apoyar la parte de la palma para que los músculos se relajen. La posición ideal es la que forma una línea recta entre tu mano, muñeca y antebrazo.
15. Vigila la posición de tus muñecas: no nos solemos fijar, pero inconscientemente no estamos habituados a ponerlas en la posición correcta. Deben permanecer siempre rectas, en posición neutra, sin doblarlas hacia arriba o abajo.
16. Utiliza un reposamuñecas si es necesario: no es un elemento obligatorio de los puestos de trabajo, pero su uso alivia la tensión en la zona del cuello y de los hombros, lo que reduce la aparición de trastornos musculo esqueléticos.
17. Ilumina tu centro de trabajo de forma correcta: para evitar síntomas como la fatiga visual o el dolor de cabeza, un buen sistema de iluminación puede ser de gran utilidad.
18. Coloca correctamente tu pantalla: debe ser legible desde cualquier ángulo de visión, y deben estar colocas de forma perpendicular a las ventas y en general a todas las fuentes de luz.
19. Mantén una buena temperatura: la temperatura de la oficina siempre suele provocar conflictos entre los trabajadores. Se recomienda mantener unos valores termohigrométricos ubicados entre los 20 y los 24º en invierno, y entre los 23 y los 26º en verano.
20. Aísla del ruido tu puesto de trabajo: cuando sea posible, mantén la distancia entre la presencia del ruido y tu centro de trabajo. Se calcula que los niveles que superan el confort acústico se sitúan entre los 55 y los 65 decibelios.
21. Favorece el trabajo en equipo: a la hora de diseñar un espacio de trabajo, es mejor idear espacios que favorezcan las tareas en grupo frente a los individualizados.
22. Evita los malos olores: el olor influye en tu centro de trabajo.
23. Incorpora las plantas a tu lugar de trabajo: se mejora el ambiente de trabajo y su calidad.
24. Evita encoger el hombro y/o cuello cuando hables por teléfono: suele ser una postura bastante utilizada por los trabajadores, lo que nos puede afectar a nuestro organismo. Ten un papel a mano para apuntar lo que necesites y evitarás lesiones. Se debe estudiar la posibilidad de utilizar auriculares en aquellas tareas en las que se habla por teléfono a la vez que se trabaja y en función del número de horas que se utiliza.
25. Combate con alternancia de tareas la fatiga postural, visual y mental: esta dolencia puede aparecer aunque se sigan todos estos consejos. Para evitarla, alterna el hecho de estar sentado con alguna tarea que puedas realizar de pie o caminando
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